Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Stichting Watersportpas (in oprichting), bereikbaar via info@watersportpas.nl, omgaat met persoonsgegevens. Watersportpas vervult daarbij twee rollen:

• verwerkingsverantwoordelijke— voor het openbare diplomaregister, het pasregister (de publieke paspagina's), het instructeursregister, deze website en onze eigen administratie (aanmeldingen, facturen, contact);
• verwerker — voor de gegevens die aangesloten scholen zelf in het schoolportaal invoeren en beheren: cursistprofielen, vorderingenstaten, pas-uitgiften en het toestemmingslog. Voor die gegevens is de school de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Watersportpas uitsluitend in haar opdracht, onder de verwerkersovereenkomst.

• diplomaregister: voornaam van de houder, sectie, niveau, behaaldatum, registernummer en uitgevende school;
• cursistprofielen:voornaam, optioneel een achternaam-initiaal (alleen zichtbaar voor de eigen school), de schoolkoppeling(en), gekoppelde diploma's, vorderingen en passen, en een logboek van beheeracties. Bewust géén geboortedatum, adres, e-mailadres of foto;
• vorderingenstaten: voornaam van de cursist, sectie, niveau, afgetekende eisen met datum en de naam van de aftekenende instructeur;
• pasregister en toestemmingslog: pasnummer, status en de vastgelegde toestemming van de ouder/verzorger (moment, tekstversie en de medewerker die haar registreerde);
• instructeursregister: uitsluitend na uitdrukkelijke opt-in van de instructeur: voornaam met de eerste letter van de achternaam, kwalificatieniveau en school;
• schoolaccounts: naam, e-mailadres en rol van portaalgebruikers, plus inloggegevens en logboekgegevens;
• aanmeldingen en contact: de gegevens die u invult op het aanmeld- of contactformulier;
• facturen en betalingen: de gegevens die nodig zijn voor contributie en bestellingen.

Het diplomaregister verwerken wij om diploma's blijvend controleerbaar te maken — het gerechtvaardigd belang dat de kern van onze taak vormt, en de uitvoering van de afspraak met de uitgevende school. De publieke paspagina berust op de toestemming van de ouder/verzorger, vastgelegd bij de uitgifte van de pas en op elk moment intrekbaar — intrekking haalt de paspagina direct offline. Cursistprofielen en vorderingenstaten verwerken wij als verwerker in opdracht van de school. Schoolaccounts, bestellingen en contributie verwerken wij ter uitvoering van de aansluitovereenkomst. Aanmeldingen en contactverzoeken verwerken wij op uw verzoek; facturen bewaren wij op grond van een wettelijke plicht. Het instructeursregister berust op toestemming.

Op de publieke verificatiepagina is van de houder van een diploma uitsluitend de voornaam zichtbaar, naast sectie, niveau, behaaldatum en school. Het register is niet doorzoekbaar op naam: een registratie is alleen te raadplegen door wie het registernummer of de QR-code van het betreffende diploma heeft.

De publieke paspagina achter de QR-code van een Watersportpas toont uitsluitend de voornaam en de behaalde diploma's van de houder — nooit het achternaam-initiaal, lopende vorderingen of andere gegevens. De pagina is uitgesloten van zoekmachines en alleen bereikbaar met het niet-raadbare pasnummer. Na deactivatie van de pas (verlies, vervanging of intrekking van de toestemming) toont het pasnummer alleen nog een neutrale melding.

Het instructeursregister toont alleen instructeurs die daar zelf voor kozen, met voornaam en achternaam-initiaal, en is evenmin doorzoekbaar op naam. Een vermelding kan op elk moment worden verwijderd.

• registraties in het diplomaregister: onbepaalde tijd. Een diploma moet ook decennia later nog controleerbaar zijn; blijvende verifieerbaarheid is het doel van het register. We beperken de vastgelegde gegevens daarom tot het minimum (alleen de voornaam);
• cursistprofielen: zolang de cursist actief is bij een aangesloten school; verwijdering gebeurt door onomkeerbare anonimisering (artikel 7);
• vorderingenstaten: na 3 jaar zonder activiteit wordt de voornaam automatisch geanonimiseerd;
• toestemmingslog van de pas: zolang de verwerking loopt, plus de termijn die nodig is om de toestemming te kunnen aantonen;
• aanmeldingen en contactverzoeken die niet tot aansluiting leiden: 12 maanden (automatisch verwijderd);
• technische webhook-logs: 90 dagen (automatisch verwijderd);
• schoolaccounts en portaalgegevens: tot 2 jaar na het einde van de aansluiting;
• facturen en betaalgegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening:

• Amazon Web Services — hosting en opslag, in de regio eu-west-1 (Ierland);
• PrintAPI— drukt de diploma's en certificaten; ontvangt daarvoor de print-PDF's met niveau en registernummer. De naamregel blijft leeg en wordt bij de uitreiking met de hand ingevuld;
• de pasjesdrukker — drukt de fysieke Watersportpassen en ontvangt bewust géén persoonsgegevens: passen worden blanco gedrukt met alleen een pasnummer en QR-code; de koppeling aan een cursist gebeurt daarna digitaal bij de school;
• Mollie — onze betaalprovider, voor contributie en bestellingen.

Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen.

U heeft het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, en op gegevensoverdraagbaarheid. Verzoeken kunt u richten aan info@watersportpas.nl; wij reageren binnen een maand. Bij een verzoek tot verwijdering van een registratie in het diplomaregister wegen wij uw belang af tegen het doel van het register; waar mogelijk kiezen wij voor het onzichtbaar maken van de voornaam boven het verwijderen van de registratie.

Voor cursisten zijn deze rechten ingebouwd: de school levert op verzoek een volledige inzage-export (leesbare PDF of JSON), een verkeerd gespelde voornaam wordt via hernoemenoveral gecorrigeerd — ook op de publieke controlepagina's — en verwijderinggebeurt door onomkeerbare anonimisering: de voornaam wordt overal “[verwijderd]”, alle passen gaan offline en de diploma's blijven geldig zonder naam. De toestemming voor de paspagina is los daarvan op elk moment intrekbaar.

Betreft uw verzoek gegevens die een school in het schoolportaal beheert, dan geleiden wij het door naar de school. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen via onze Klachtenregeling of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gegevens worden versleuteld verzonden en versleuteld opgeslagen. Toegang tot het schoolportaal is per school gescheiden: een school kan uitsluitend haar eigen gegevens inzien en bewerken. Toegang tot systemen is beperkt tot wie die toegang nodig heeft en relevante handelingen worden gelogd.

Deze website gebruikt uitsluitend functionele cookies, zoals de cookie die portaalgebruikers ingelogd houdt. Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies en gebruiken geen analysediensten van derden.

Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde regelgeving. De geldende versie staat altijd op deze pagina, voorzien van versienummer en datum; eerdere versies zijn opvraagbaar via info@watersportpas.nl.