Privacy en gegevens in de praktijk

Een cursist bestaat in het platform uit:

• een voornaam;
• eventueel één letter van de achternaam, alleen zichtbaar voor de eigen school, om twee cursisten met dezelfde voornaam uit elkaar te houden;
• de school of scholen waar de cursist les heeft (gehad);
• vorderingen, behaalde diploma's en uitgegeven passen, met een logboek van wie wat wanneer registreerde.

Meer niet. Het platform kent bewust geen geboortedata, adressen, e-mailadressen of foto's van cursisten: wat niet strikt nodig is voor de dienst, bestaat niet.

• Iedereen met de diploma-QR of het diplomanummer: de controlepagina met voornaam, niveau, sectie, school en datum.
• Iedereen met de pas of het pasnummer: de paspagina met alléén de voornaam en de behaalde diploma's. Niet vindbaar via Google (uitgesloten van zoekmachines) en alleen bereikbaar met het niet-raadbare pasnummer.
• De eigen school: het volledige cursistprofiel, inclusief lopende vorderingen en het achternaam-initiaal.
• Andere scholen: niets — tenzij de cursist daar ook les krijgt (via een overdracht of een pas-scan bij die school).
• De pasjesdrukker: geen persoonsgegevens. Passen worden blanco gedrukt met alleen een pasnummer en QR-code; de koppeling aan een kind gebeurt daarna digitaal bij de school.

Een pas wordt alleen uitgegeven nadat de ouder/verzorger heeft ingestemd met de publieke paspagina. De school legt die toestemming vast bij uitgifte: wie, wanneer en welke tekstversie. Intrekken kan altijd via de school — de paspagina gaat dan direct offline, de diploma's zelf blijven gewoon controleerbaar.

• Diploma's en certificaten: blijvend, als openbaar register — dat is waarvoor ze bestaan.
• Vorderingenstaten: na 3 jaar zonder activiteit wordt de voornaam automatisch geanonimiseerd.
• Toestemmingslog: zolang de pas bestaat, plus de wettelijke bewijstermijn.
• Aanmeldingen van scholen (leads): 1 jaar.
• Technische webhook-logs: 90 dagen.

Het volledige overzicht per verwerking staat in het interne verwerkingsregister (PRIVACY-REGISTER.md) van het platform.

• Inzage: vraag de school om de inzage-export — één overzicht (PDF of JSON) van alles wat over de cursist is vastgelegd.
• Correctie: een verkeerd gespelde voornaam wordt via de school hernoemd en is daarna óók op de publieke controlepagina's gecorrigeerd.
• Verwijdering: via de school of via info@watersportpas.nl. De voornaam wordt dan overal “[verwijderd]”, de paspagina gaat offline en dit is onomkeerbaar. De diplomanummers blijven geldig, zonder naam.

Verzoeken die rechtstreeks bij Watersportpas binnenkomen zetten we door naar de school, die als verwerkingsverantwoordelijke beslist. We reageren binnen vier weken.